Rutiner och instruktioner

Rutiner för inköp av varor och tjänster

AB Stenkonservering Väst väljer främst miljömärkta och etiskt producerade produkter, livsmedel, varor och tjänster.

Miljöansvarig bedömer löpande- och för varje inköpstillfälle samt fyller i inköpschecklistan. Före inköp varje inköp av varor eller tjänster tar miljöansvarig hänsyn till följande frågor:

· Är varan eller tjänsten nödvändig?

· Vad händer med varan när den är förbrukad? Kan den exempelvis återanvändas/återvinnas eller är den biologiskt nedbrytbar?

Huvudansvarig för samtliga inköp miljöansvarig Stefan Holmgren.

Specifika inköpsregler gäller för följande:

Kontorsmaterial: miljömärkta produkter väljs i första hand. Om en vara inte finns som miljömärkt alternativ kontaktas leverantören angående det. Engångsartiklar undviks i möjligaste mån.

Livsmedel: ekologiska och rättvisemärkta livsmedel väljs i första hand.

Kemiska produkter: miljömärkta produkter väljs i första hand. Om produkten inte finns som miljömärkt alternativ jämförs produktens innehåll med likvärdig produkt, varefter produkten med minst negativ miljöpåverkan väljs. Kemiska produkter som innehåller utfasnings- eller riskminskningsämnen undviks. Säkerhetsdatablad finns för samtliga kemiska produkter och förvaras, även vid arbete på annan än ordinarie arbetsplats, lättillgängligt i närheten av respektive produkt.

Möbler/utrustning: hållbart och etiskt producerade möbler (återanvända) och utrustning väljs i första hand.

Elektrisk utrustning: vid nyinköp av elektriska produkter väljs i möjligaste mån produkter som är märkta med TCO Certified, Energy Star, Svanen, Blå Ängeln eller likvärdig miljöprestanda.

Leverantörer: vid val av nya leverantörer och entreprenörer granskar och jämförs de olika företagen innan beslut fattas. vi informerar löpande leverantörer och entreprenörer, i vårt nätverk, om vårt aktiva miljö-och etiska arbete. I första hand leverantörer och entreprenörer, från vårt nätverk, vilka har ett aktivt miljö- och etiskt arbete. Miljödeklarationen ingår som en del i den interna uppföljningen.

Transporter: vid inköp av varor och tjänster tar vi hänsyn till transportsträcka och miljöanpassning. Onödiga transporter undviker vi genom samordning av varuleveranser och varuinköp.

Rutiner för kemikaliehantering

I daglig verksamhet åtföljs följande rutiner:

· Kemikalierna förvaras så att det inte finns risk för läckage till dagvatten, grundvatten eller mark.

· Kemikalier står upprätt i kärl vid transport.

· Verksamhetens kemikalier förvaras på anvisad plats i verkstaden. Vissa kemikalier är placerade i ett låsbart skåp.

· Kemikalier återförs till anvisad plats efter arbetsdagens slut.

· På annan än ordinarie arbetsplats förvaras kemikalier på stöld- och läckagesäker plats.

· Kemikalier som innehåller riskminskningsämnen undviks. Verksamhetens kemikalier med riksminskningsämnen fasas ut och ersätts där lämplig ersättare finns (se miljömål 2015). Om ett projekt kräver att kemikalier med riskminskningsämnen används så tas diskussion med kvalitetsansvariga antikvarier och länsstyrelsen. Den antikvariska fördelen med kemikalien vägs då gentemot dess miljöfara och beslut tas i samråd med antikvarie. Vår verksamhet försöker dock i möjligaste mån presentera ett likvärdigt alternativ med mindre miljöfara och försöker hitta stöd i lagstiftning för varför det alternativt ska användas. Miljöbalk (1998:808) och Arbetsmiljölag (1977:1160) ställs emot Kulturmiljölag (1988:950). Diskussionen sker i samråd med beställare, kontrollant, verksamhetens miljöansvarige, miljökvalitetsansvarige och miljösamordnare.

Miljösamordnare uppskattar löpande förbrukning för produkter i kemikalielistan.

· I kemikalielistan anges namnet på samtliga kemikalier och dess tillverkare/leverantör, miljömärkning, samt hur produkten används.

· Kemikalier som används i den dagliga verksamheten finns upptagna på kemikalielistan.

· Kemikalier som används för specifika projekt placeras på en separat plats i lokalen och förs in på separat kemikalielista (likt övriga kemikalier). Då projektet är avslutat så destrueras de kemikalier som använts. Dessa kemikalier hanteras dock likt verksamhetens ordinarie kemikalier.

· Varje kemikalie har ett säkerhetsblad i två exemplar. Ett exemplar återfinns i anslutning till kemikalierna, och ett datablad finns i kemikaliepärm på kontoret. Säkerhetsdatabladen i pärmen uppdateras minst en gång per år i samband med miljörevision.

Vid leverans

· Märks förpackning tydligt.

· Efterfrågas säkerhetsdatablad i två exemplar och sätts in i pärmar.

· Uppdaterar miljöansvarig i kemikalielistan (1) där kemikalier förvaras och (2) digital lista i Excel.

Rutiner för källsortering och hantering av avfall

Avfall källsorteras och hanteras som följer:

Farligt avfall sorteras och förvaras separat från övrigt avfall samt dokumenteras. Länsstyrelsens riktlinjer för hantering av farligt avfall åtföljs.
Tidningar och trycksaker, pappersförpackningar, plastförpackningar, metallförpackningar, färgat och ofärgat glas, batterier, tonerkassetter, stickande föremål, lampor och lysrör, samt elektriskt avfall sorteras separat i var sitt kärl, i lokalen eller på kontoret. Varje kärl är tydligt märkt med avsett innehåll, dels i text men även i symboler.
En instruktion för hur avfall hanteras finns i anslutning till kärlen.
Matavfall komposteras.
Kemikalier som inte tillhör den dagliga verksamheten (inköpta för specifika projekt) destrueras efter att projektet avslutats. Destruktion sker i enlighet med aktuell lagstiftning.
Metallskrot, trävirke och grovsopor tas om hand och sorteras, körs till ÅVC.
Avfallshanteringen dokumenteras i Avfallsredovisningen.

Resepolicy

Vår resepolicy omfattar alla resor som sker under arbetstid eller i tjänsten. Policyn är även ett styrdokument vid upphandling av resor, transporter och inköp/leasing av fordon och transporttjänster. Resor till och från arbetet omfattas inte av policyn, men som ett led i miljö- och säkerhetsarbetet är det en viktig uppgift att verka för att dessa resor sker på ett så säkert och miljövänligt sätt som möjligt.

· Miljöansvarig ansvarar för att, utifall att denna resepolicy inte går att tillämpa, ta fram mer detaljerade tillämpning av policyn efter de olika projektens förutsättningar.

· Miljökvalitetsansvarig har uppföljningsansvar för att policyn efterlevs.

· Miljösamordnare ansvarar för årlig uppföljning och revidering av resepolicyn.

Alla resor som omfattas av resepolicyn ska vara trafiksäkra, kostnadseffektiva och miljöanpassade. Det uppnås genom att:

· Tjänsteresor är beordrade av miljöansvarig.

· Tjänsteresor planeras så att de sker så kostnadseffektivt, trafiksäkert och miljöanpassat som möjligt med hänsyn till projektets krav och den resandes individuella förutsättningar och behov.

· Vi arbetar med ökad trafiksäkerhet samt för att förebygga och minska resors miljöbelastning.

· Vi ökar fortlöpande trafiksäkerhetskraven på fordon som vi använder i tjänsten.

· Vi skärper miljökraven på fordon som inköps/leasas i tjänsten genom att i första hand öka användningen förnyelsebara bränslen och i andra hand ställa krav på bränslesnåla fordon med låga utsläpp.

Specifik policy gäller för följande

Tjänsteresor och förrättningar ska planläggas så att de blir så kostnads- och miljöeffektiva som möjligt. Avgörande för hur resan genomförs är den totala kostnaden, hänsyn till trafiksäkerhet och miljö.

Vid korta resor (<2 km) ska kollektivtrafik, cykel eller promenad i första hand användas. Hjälm ska användas vid cykling i tjänsten.

Långa resor inom Sverige ska i första hand ske med tåg. Kostnad för tågresa ersätts alltid, även om kostnaden är högre än motsvarande resa med bil.

Transportpolicy

Vi har som mål att minska våra transporter och genom detta bränsleförbrukningen. Att framföra ett fordon i tjänsten är en arbetsmiljöfråga och det är viktigt att göra vistelsen i trafiken så säker och energisparande som möjligt.

Alla medarbetare ansvarar för att alla som transporterar på vårt uppdrag förstår och tar sitt ansvar inför säkerheten på vägen, med målet att ingen ska skadas eller dödas i trafiken i samband med företagets verksamhet.

· Vi accepterar inte användande av droger eller alkohol under arbetsutövning.

· Vi ska följa hastighetsbegränsningar, regler för lastvikter, lastsäkring, bältesanvändande, säkerhetsavstånd.

· Som förare ska vi alltid ta största hänsyn till övriga trafikanter och anpassa oss till rådande trafik- och vägsituationer.

· Våra fordon ska alltid vara i trafikdugligt skick.

· Eventuella böter vid trafikförseelser betalas inte av företaget.

· Vid transport av kemikalier ska dessa förankras säkert.

Vid nyanskaffning av fordon ska bränsleförbrukning samt trafiksäkerhetsfrågor uppmärksammas.

Vi ska göra vår trafiksäkerhetspolicy känd och förstådd bland våra medarbetare och underleverantörer.